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Google スプレッドシートの共有方法を解説!セル単位の共有もできる

Google スプレッドシートの共有方法を解説!セル単位の共有もできる

本記事では、Google スプレッドシートの共有方法を解説します。

Google スプレッドシートはExcelのように表計算などに利用できるだけでなく、ブラウザでどこからでも編集できて便利ですよね。

スプレッドシートの大きな特徴として、複数人でスプレッドシートを共有し、オンラインで同時に編集できる点があげられます。

共有して編集することによって作業効率を上げたり、編集させずに閲覧のみで外部公開したりできて便利です。

Google スプレッドシートの共有方法について、できるだけ詳細に解説しますので、ぜひ最後までお読みください。

Google スプレッドシートの共有方法

それでは、さっそくGoogle スプレッドシートを共有していきます。

Google スプレッドシートの共有方法には、メールで共有する方法とリンクで共有する方法があり、それぞれ向いている用途は以下のようになっています。

 

スプレッドシートの共有方法とおすすめの用途

共有方法
(特徴)
おすすめの用途 共有される側の
Googleアカウント要否
メールで共有
(特定のユーザーと共有)
業務資料など、流出しないように機密性を保持したいもの 編集する場合は必要
閲覧のみなら不要
リンクで共有
(リンクを知っていれば誰でもアクセス可能)
オンラインサロンでの配布資料のように、不特定多数に公開したいもの 不要

それぞれの共有方法について、共有手順を解説するので、共有したいスプレッドシートを開いておいてくださいね。

メールで共有する

スプレッドシートを任意のユーザーに対してのみ共有する場合、メールで共有します。

スプレッドシートをメールで共有するには、まず画面右上の「共有」ボタンを押してください。

Google スプレッドシート 共有ボタン

 

以下のような「他のユーザーと共有」画面が表示されます。

Google スプレッドシート 他のユーザーと共有画面

 

「ユーザー」欄にメールアドレスを入力し、ペンのマークを押して付与する権限を設定してください。

また、「メモを追加」欄には共有時に送信されるメールに添えるメッセージを添えることもできます。

Google スプレッドシート ユーザーを招待する

 

付与できる権限は編集者・コメント可・閲覧者となっていて、それぞれ以下のことができます。

編集者・コメント可・閲覧者の順で、できることが多くなります。

権限 できること
編集者 ・スプレッドシートの閲覧
・スプレッドシートへのコメント
・スプレッドシートの編集
コメント可 ・スプレッドシートの閲覧
・スプレッドシートへのコメント
閲覧者 ・スプレッドシートの閲覧

ここまでできたら「送信」を押します。

 

「送信」を押すと、共有されたユーザーに下記のメールが届き、メール内の「スプレッドシートで開く」を押せば、ファイルにアクセスできます。

Google スプレッドシート 招待メール

 

なお、メールを送信する際には共有される相手がGoogleのアカウントを持っていなくても大丈夫です。

アカウントを持っていないユーザーにメールで共有した場合、以下の画面が表示されます。

Google スプレッドシート アカウントがないユーザーを招待

 

「招待状を送信」を選択した場合には、上記で解説したとおり、特定のユーザーにのみ共有され、メールから共有されたスプレッドシートを編集する際にはGoogleのアカウントが必要です。

一方で、「リンクを送信(ログイン不要)」を選択した場合には、後述のリンクをメールで送信することになります。

リンクで共有する

スプレッドシートにアクセス用のリンクを設定することで、リンクを知っているユーザーであれば、誰でもファイルにアクセスできるようになります。

メールでの共有と異なり、リンクでの共有の場合には、Googleのアカウントを持っていない人もファイルを編集可能です。

リンクで共有する場合も、メールでの共有時と同様に、まずは画面右上の「共有」ボタンを押してください。

 

Google スプレッドシート 共有ボタン

 

表示される「他のユーザーと共有」画面で「共有可能なリンクを取得」を押します。

Google スプレッドシート リンクを取得

 

以下のようにリンク設定用の画面が表示されるので、「リンクをコピー」の横のプルダウンを押し、リンクからアクセスしたユーザーに付与する権限を設定します。

Google スプレッドシート リンク取得直後

 

設定できる権限は「リンクを知っている全員が編集可」「リンクを知っている全員がコメント可」「リンクを知っている全員が閲覧可」の3つで、それぞれメールでの共有時に選択した「編集者」「コメント可」「閲覧者」の3つの権限に対応しています。

Google スプレッドシート リンクの権限設定

 

設定次第、「リンクをコピー」を押してリンクをコピーし、SNSやメールなどに貼り付けて共有しましょう。

Google スプレッドシートで リンクをコピー

メールの場合、「他のユーザーと共有」画面でアドレスを入力したユーザーにのみ共有をしますが、リンクの場合はリンクを知っていれば誰でもスプレッドシートにアクセスできてしまいます。

リンクが意図せず漏れることも考慮して、権限のつけ方には注意しましょう。

特に編集権限を付与すると、勝手に内容を書き換えられることも考えられるので、重要なファイルの場合には検討が必要です。

共有を解除する

すでに共有済みスプレッドシートについて、共有を解除する方法を解説します。

メールで共有した場合

メールでスプレッドシートを共有していた場合、以下の手順で共有を解除します。

対象のスプレッドシートを開き、右上の「共有」ボタンを押します。

Google スプレッドシート 共有ボタン

 

「他のユーザーと共有」画面で右下の「詳細設定」を押してください。

Google スプレッドシート 共有設定画面を開く

 

遷移先の「共有設定」画面で、共有を解除したいユーザーの横の「×」を押すと、対象ユーザーの表示が薄くなります。

Google スプレッドシート 共有を解除するユーザーを選択

 

この状態で「変更を保存」を押すと共有が解除されます。

Google スプレッドシート 任意ユーザーとの共有を解除

リンクで共有した場合

リンクでスプレッドシートを共有していた場合、以下の手順で共有を解除します。

対象のスプレッドシートを開き、右上の「共有」ボタンを押します。

Google スプレッドシート 共有ボタン

 

「リンクを知っている全員が〇〇」となっているプルダウンを押し、「オフ - 特定のユーザーがアクセスできます」を選択するとリンクが解除されます。

Google スプレッドシート 任意ユーザーリンクの解除

Google スプレッドシート共有時のセキュリティ対策

Google スプレッドシート共有時に、すべてのシートやセルを編集可能な状態で共有してしまうと、意図せず内容を変更されてしまう恐れがあります。

このようなトラブルを避けるため、編集されたくないシートやセルを保護する機能や、特定のセルだけを共有する機能があるので、解説していきますね。

保護機能を利用する

Google スプレッドシートの保護機能を利用すると、シートやセルを共有された人にも表示しつつ、編集されるのを防ぐことができます。

シートを保護する

シートを保護する場合、以下の手順を実施してください。

保護したいシート名前の隣のプルダウン(▼)を押し、「シートを保護」を選択します。

Google スプレッドシート シートを保護

 

保護の設定ウィンドが表示され、「説明を入力」となっている部分にメモを記載できます。必須項目ではないので入力しなくても大丈夫です。

Google スプレッドシート シート保護の設定

「特定のセルを除く」にチェックを入れると、セルの範囲が入力できるようになり、シートの保護時でも編集できる、保護の対象外セルを設定できます。

 

Google スプレッドシート シート保護の設定 対象外セルの指定

これらの設定ができたら「権限を設定」を押してください。

 

Google スプレッドシート シート保護の設定 権限設定ボタン

「範囲の編集権限」画面が開くので設定していきます。

画面上部のラジオボタンでは、保護するシートを編集しようとしたときの挙動を設定します。

「この範囲を編集するときに警告を表示する」では、シートの編集時に警告を表示するのみで、編集に対しての制限はかけません。

「この範囲を編集できるユーザーを制限する」では、シートの編集権限をユーザー単位で制限可能です。ユーザー名の横のチェックを入れたユーザーのみ、シートを編集できます。

Google スプレッドシート シート保護の設定 権限設定

セルを保護する

セルを保護する場合、以下の手順を実施してください。

保護したいセル範囲を選択後、右クリックして「範囲を保護」を選択します。

Google スプレッドシート セルを保護

シートの保護と同様に「説明を入力」となっている部分にメモを記載できます。必須項目ではないので入力しなくても大丈夫です。

「権限を設定」を押すと、「範囲の編集権限」画面が開くので設定します。

このあとの手順はシートを保護する場合と同様です。

Google スプレッドシート シート保護の設定 権限設定ボタン

IMPORTRANGEを利用する

IMPORTRANGE関数を利用すると、特定のセルのみを共有(閲覧のみ)できます。

ただ注意点として、IMPORTRANGE関数はほかのスプレッドシートの内容を取り込む関数なので、共有したいセルが含まれるスプレッドシートとは別に実際に共有して公開するスプレッドシートが必要になります。

それでは、IMPORTRANGE関数をの利用方法を解説していきますね。

まずは共有したいセルを含むスプレッドシートを開きます。

Google スプレッドシート IMPORTRANGEの表示元シート

 

別のタブで共有用に公開するスプレッドシートを開き、共有したいセルを表示したい場所で、以下のようにIMPORTRANGE関数を入力してください。

=IMPORTRANGE("スプレッドシートキー","範囲指定")

IMPORTRANGE関数の引数の詳細は下記です。

設定項目 設定内容
スプレッドシートキー Google スプレッドシートファイルの識別子です。共有したいセルが含まれるスプレッドシートのURLを貼り付けます。
範囲の文字列 Excelファイルの範囲指定と同じように指定します。具体的には「シート名!共有したい範囲の開始セル:共有したい範囲の終了セル」で指定します。

 

ここまでの手順を行うと、共有用のスプレッドシートで共有元のスプレッドシートシートの対象セルが表示されるので、確認しましょう。

Google スプレッドシート IMPORTRANGEの共有用シート

確認できたら共有用スプレッドシートを共有することで、任意のセルのみ共有できます。

よくあるご質問

共有した相手が誤ってファイルを更新してしまいました。元の状態に戻すことはできますか?

Google スプレッドシートでは変更の履歴を管理しているため、復元できます。以下の手順を実行してください。

対象のスプレッドシートを開き、以下を選択し、変更履歴を表示します。

ファイル > 変更履歴 > 変更履歴を表示
Google スプレッドシート 変更履歴の表示

変更履歴を表示する

Google スプレッドシート 変更履歴

変更履歴の一覧画面

任意の時点を選択し、「この版を復元」を押してください。

Google スプレッドシート 変更履歴から復元
確認用のダイアログが表示されるので「復元」を押します。

Google スプレッドシート 変更履歴復元確認ダイアログ

Google スプレッドシートと同じように、Excelファイルを共有できませんか?

ExcelファイルをGoogle スプレッドシートで開き、本記事でご紹介した手順を行うことで共有できます。詳細は下記をご覧ください。

GoogleドライブにExcelファイルをアップロードして開き、「Google スプレッドシートで開く」を押します。

Google スプレッドシートでExcelファイルを開く

Google スプレッドシートと同様に「共有」ボタンから共有します。

Google スプレッドシートでExcelファイルを共有

まとめ:Google スプレッドシートの共有方法とセキュリティ対策

Google スプレッドシートの共有方法について、共有方法や共有時のセキュリティ対策を解説しました。

メールでの共有は特定の人のみに共有できるため、意図せずシートが編集されるようなトラブルが起きづらく、リンクでの共有は不特定多数と共有したいときに便利です。

トラブルを未然に防ぐため、用途ごとに共有方法をわけ、シートやセルの保護・IMPORTRANGE関数と組み合わせて利用しましょう。

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